L’APPEL DE GENEVE recherche des candidatures pour le poste de Coordinateur Support H/F

L’APPEL DE GENEVE recherche des candidatures pour le poste de Coordinateur Support H/F

Mission
Activités principales 
• Assurer la gestion efficace des finances et des services d’appui pour l’Appel de Genève, y compris les finances, les ressources humaines, les achats, la logistique et l’administration.
• Rendre compte des services d’appui dans le pays : système, processus et normalisation pour assurer la transparence, la responsabilité et un système solide de contrôle interne.
• Assurer la conformité avec les politiques et les processus de l’Appel de Genève, y compris les vérifications ponctuelles et les audits internes si nécessaire.
• Assurer la conformité avec les exigences légales du pays.
• Communiquer et coordonner entre les départements, en veillant à ce que les systèmes et procédures administratifs soutiennent efficacement les opérations.

Chaîne de management 

Ligne directrice 

Directeur(trice) pays

Ligne technique 

Chef(fe) service Support dans le pays. Si le poste de chef(fe) du service Support n’est pas pourvu, le responsable technique est le coordinateur des finances et des ressources humaines au siège.
Fonctions et responsabilités
Principales priorités, réalisations ou résultats attendus
Finance
• Soutenir le CD et le programme national dans la formulation, la mise en œuvre et le suivi des plans d’activités/projets annuels, des budgets et des prévisions.
• Produire des rapports mensuels sur le budget et les réalisations et les présenter à la direction de GC dans le pays, en soulignant les problèmes potentiels liés aux projets en cours et en proposant des stratégies d’atténuation.
• Identifier les tendances financières et en rendre compte, en collaborant avec la direction du pays pour produire des options/scénarios/plans d’action corrective qui garantissent la stabilité financière permanente du programme de pays.
• Produire des budgets et des descriptions budgétaires au format du donateur, ainsi que des rapports financiers du donateur pour examen et soumission.
• Veiller au respect de l’appel de Genève et des politiques des donateurs.
• Créer, maintenir et mettre en œuvre un système de répartition des coûts, en veillant à ce que les coûts directs et indirects soient répartis de manière appropriée.
• Assurer la supervision et le soutien de la gestion financière, développer les capacités et l’évolution de carrière du personnel national, en veillant à la cohérence et à la qualité des finances.
• Guider l’élaboration des budgets, des propositions et des plans opérationnels, en veillant à ce que les nouveaux projets soient dotés de ressources et de coûts appropriés.
• Superviser toutes les questions de comptabilité financière, y compris la tenue du grand livre, du bilan, des recettes, des paiements et des exigences en matière de paie.
• Superviser les besoins de trésorerie du programme, en liaison avec le siège de l’Appel de Genève pour faciliter les transferts de fonds sur le terrain.
• Gérer les effets des fluctuations des taux de change entre les monnaies locales et les monnaies contractuelles, en mettant en évidence rapidement les problèmes à venir et en identifiant des stratégies d’atténuation.
• Superviser la gestion financière des contrats de livraison des partenaires.
• Fournir un soutien en matière de ressources humaines à la direction du pays pour toute question relative aux ressources humaines, en renforçant la capacité des ressources humaines dans l’ensemble du programme.
• Développer, contrôler et réviser le cadre national des ressources humaines afin d’assurer la conformité avec la législation locale.
• Gérer et examiner le cycle mensuel de suivi des congés et d’établissement des rapports de paie pour le personnel national afin de s’assurer que tout problème est signalé et suivi en temps utile, et que les délais de paie sont respectés.
• Mettre à jour la base de données du personnel sur une base hebdomadaire ; maintenir un processus pour s’assurer que tout changement est mis à jour en temps voulu. Tous les documents sont téléchargés dans SharePoint.
• Responsable du processus de départ et d’arrivée dans le pays.
• Les feuilles de temps sont signées tous les mois. Les processus de l’Appel de Genève sont respectés.
• Participation aux connexions globales mensuelles des RH.
• Mise en œuvre de nouvelles politiques en collaboration avec le siège.
• Représentant des RH dans le pays pour toute communication relative aux RH, en collaboration avec le siège.
• S’engager dans les projets et priorités annuels en matière de ressources humaines, en collaboration avec la fonction RH et le siège.
• Assurer le reporting mensuel tel que demandé, notamment en ce qui concerne le recrutement et les congés.
• Veiller à ce que les actions de passation de marchés soient menées conformément aux politiques et procédures, ainsi qu’aux exigences des donateurs, en maintenant les bons niveaux de passation de marchés, les contrôles appropriés et la responsabilité, en garantissant le meilleur rapport qualité-prix pour GC.
• Fournir des conseils techniques à la direction du programme.
• Élaborer et mettre à jour les plans d’approvisionnement du programme afin de garantir un approvisionnement en temps voulu.
• Gérer le processus d’approvisionnement de bout en bout, conformément aux procédures d’approvisionnement de GC et en collaboration avec les services d’approvisionnement du siège.
• S’assurer que tous les moyens de communication et de sécurité, les moyens de transport et le matériel et l’équipement de logement sont disponibles et fonctionnent correctement.
• Partager le briefing de pré-arrivée avec les nouveaux membres ou les visiteurs dans le pays.
• S’assurer que tous les nouveaux membres du personnel ont rempli le formulaire numérique de preuve de vie.
• Aider le directeur national à établir le budget de la sûreté et de la sécurité.

Administration et logistique 
• Assurer un système de classement adéquat des contrats de ressources humaines, des contrats de comptabilité et des contrats de locaux et de services.
• Soutenir les demandes de visa et de voyage.

Respect 
• Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de l’Appel de Genève, en promouvant un comportement éthique. Être un ambassadeur du code de conduite et un modèle de responsabilité.
• Veiller à connaître et à respecter toutes les politiques et procédures de l’Appel de Genève.
• Assumer le rôle d’une manière appropriée au contexte culturel et dans le cadre juridique local.
• Comprendre et respecter les normes énoncées dans le cadre de protection de l’Appel de Genève, en agissant avec le soin et l’attention nécessaires pour préserver le bien-être du personnel, des consultants et des partenaires, ainsi que de toute autre personne qui travaille avec l’Appel de Genève ou en son nom. Signaler tout problème éventuel
Formation et expérience
• BAC+4 en finance ou diplôme de commerce spécialisé en finance avec une qualification en comptabilité un plus, ainsi qu’une expérience dans le domaine de la paie et des ressources humaines.
• 5 à 10 ans d’expérience à responsabilité progressive au niveau national dans des organisations de défense des droits de l’homme et/ou des organisations humanitaires dans un rôle similaire.
• Expérience de la supervision de la planification financière complexe, du suivi, des prévisions et des rapports.
• Une expérience de Dynamics 365 Business Central est un plus.

Exigences essentielles 
• Compétences efficaces en matière de gestion financière, y compris la planification de scénarios financiers complexes.
• Bonne compréhension des méthodes de gestion des risques financiers.
• Bonne compréhension de la législation locale.
• Maîtrise professionnelle totale de l’anglais et du français, à l’écrit et à l’oral ; d’autres langues sont un atout.
• Expérience dans le domaine des ressources humaines.

Compétences personnelles 
• Solides compétences en matière de communication (écrite et orale).
• Esprit d’entreprise.
• Les normes de travail reflètent un niveau élevé d’intégrité, d’éthique et de confidentialité.
• Planification et obtention de résultats.
• Souci du détail.
• Communiquer avec impact et respect.
• Établir des relations de confiance.
• Compassion et bienveillance.
• Fixer des limites.
• Habitué à travailler avec des cadres supérieurs.
• Sensibilité culturelle.
• Collaboration entre les départements.
• Sens élevé de la responsabilité.
• Capacité à gérer des demandes concurrentes et des délais serrés.
• Capacité à faire face au changement.
• Capacité à gérer des environnements peu sûrs.
• Volonté et capacité de voyager dans de brefs délais.

Autres informations

Poste à pourvoir

COORDINATEUR SUPPORT (NATIONAL) – BURKINA FASO

Nombre de poste

01
Structure recruteur

APPEL DE GENEVE

Structure Bénéficiaire

APPEL DE GENEVE

Secteur activité

Activités de santé et d’action sociale

Option du diplôme

en finance ou diplôme de commerce spécialisé en finance

Expériences

5-10 ans

Procédure de recrutement : NP

Connaissance en informatique
Condition d’âge
Composition du dossier Postuler à travers ce lien : https://www.genevacall.org/careers/
Formulaire de demande d’appel de Génève :
https://forms.swisshrmonline.ch/240944722033350?xvna=Coordinateur%20Support%20-%20Ouagadougou,%20Burkina%20Faso%20(National)&xvnu=VAC1086&xsou=%25mediaName%25

Source de l’offre : ONEF