IntraHealth International recherche des candidatures pour le poste d’un Directeur des Finances et de l’Administration

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OBJECTIF DU POSTE

IntraHealth recrute un Directeur Administratif et Financier (DAF) pour un projet de services de santé intégrés USAID (25-50 M$) prévu sur cinq ans au Burkina Faso (BF HSD). Ce poste sera basé à Ouagadougou, Burkina Faso.

Le DAF sera supervisé par le chef de projet (COP) et aura la responsabilité globale de la gestion financière et administrative du projet USAID BF HSD. Cela comprend la budgétisation, la gestion financière, l’établissement de rapports, la gestion des sous-accords, la logistique, la gestion des risques et le respect des réglementations des donateurs et des pays. Ce poste sera également chargé d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne pour saisir les données financières, de préparer les budgets des projets et d’élaborer des rapports financiers internes et externes. Ce poste supervisera les fonctions administratives telles que l’approvisionnement, la logistique et les voyages locaux et internationaux.

Ce poste dépend de la disponibilité des fonds et de l’approbation de l’USAID.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion financière, budgétaire et de trésorerie

• Contrôler toutes les transactions bancaires courantes (vérifier les virements de fonds, les demandes de chèques, les relevés de compte réguliers et autres documents émis par la banque, déposer les soldes des avances de voyage et d’activité).
• Assurer l’approvisionnement régulier des comptes bancaires.
• Assurez-vous que les dépenses sont imputées aux lignes budgétaires appropriées et que les fonds nécessaires sont disponibles.
• Vérifiez les paiements de salaire (par virement bancaire ou chèque) avant l’approbation du RR.
• Vérifier le paiement de toutes les prestations sociales (impôts, CSS, IPRES) avant l’approbation du RR.
• Suivre le paiement régulier des diverses cotisations (loyer, téléphone, eau, électricité, sécurité, entretien de l’immeuble).
• Vérifier les engagements et les allocations budgétaires et assurer leur suivi.
• Contrôler les rapports de dépenses d’activité et le traitement des pièces justificatives transmises par les assistants comptables avant approbation.
• Communiquer régulièrement la situation financière et budgétaire du bureau au superviseur.
• Vérifier les budgets estimés pour les activités à mettre en œuvre.
• Assurez-vous que toutes les dépenses sont imputées aux lignes budgétaires appropriées et que les fonds nécessaires sont disponibles.
• Participer aux travaux de révision budgétaire et à la préparation des rapports mensuels et trimestriels d’exécution budgétaire.

Gestion comptable

• Vérifiez l’exactitude et la bonne répartition de toutes les pièces justificatives des dépenses et des revenus avant l’enregistrement.
• Vérifiez périodiquement les livres et les registres comptables pour assurer une tenue appropriée.
• Vérifier les relevés de rapprochement bancaire.
• Produire des rapports périodiques de suivi financier pour toutes les activités mises en œuvre.
• Assurez-vous régulièrement que les pièces justificatives des transactions de bureau et tous les documents financiers ou comptables sont classés ou archivés conformément aux politiques, réglementations et procédures internes et de l’USAID.
• Assurer l’intégration des corrections, commentaires et suggestions formulés par le siège social dans le système comptable.

Gestion du personnel et des risques

• Superviser les membres de l’équipe administrative et financière du projet.
• Participer à la planification du personnel, y compris le recrutement, la formation et le développement professionnel.
• Assurer une communication efficace avec les autres membres de l’équipe du projet, les partenaires et l’USAID, en veillant à ce que les informations financières soient partagées de manière appropriée.
• Assurer le respect des lois et réglementations financières et comptables locales, ainsi que des politiques et procédures internes du projet.
• Identifier, évaluer et atténuer les risques financiers liés au projet en mettant en œuvre des mesures de contrôle appropriées.

Gestion des sous-bénéficiaires

• Surveiller régulièrement les activités des sous-bénéficiaires pour s’assurer qu’elles sont mises en œuvre conformément aux accords et aux normes de qualité requises.
• Fournir une formation et un renforcement des capacités aux sous-bénéficiaires pour les aider à atteindre les objectifs du projet et à se conformer aux exigences des donateurs.
• Surveiller et vérifier les dépenses des sous-bénéficiaires pour garantir une utilisation appropriée et efficace des fonds du projet.
• Recueillir et examiner les rapports financiers et techniques des sous-bénéficiaires, en garantissant une documentation appropriée de toutes les activités.
• Identifier et atténuer les risques liés à la performance des sous-bénéficiaires en mettant en œuvre des mesures de contrôle et de surveillance appropriées.
• Assurer une communication régulière et une coordination efficace avec les sous-bénéficiaires, les partenaires et l’USAID.

Rapports

• Préparez et soumettez la version électronique préliminaire du rapport financier mensuel au COP au plus tard le deuxième jour ouvrable de chaque mois.
• Soumettre la version électronique du rapport financier mensuel au siège avant le 5 de chaque mois.
• Préparez et envoyez la demande mensuelle de fonds du projet pour le mois suivant au siège avant le 26 de chaque mois.
• Collaborer avec les assistants de programme pour surveiller le rapport des contributions au programme de « partage des coûts » afin de garantir que le projet répond à toutes les obligations connexes.
• Contrôler et assurer l’établissement de tous les états financiers selon les directives de présentation des donateurs.
• Produire des rapports périodiques de suivi financier pour toutes les activités mises en œuvre.

EXIGENCES MINIMALES

Expérience d’éducation

• Une maîtrise en comptabilité, en administration des affaires ou dans un domaine connexe d’une université ou d’une école de formation accréditée est requise.
• Expert-comptable agréé (CPA) ou certification équivalente actuelle préférée.
• Au moins douze (12) années d’expérience professionnelle en comptabilité et en finance, avec des niveaux de responsabilité progressivement croissants, y compris une expérience sur des projets financés par l’USAID (> 25 millions de dollars).
• Au moins cinq (5) années d’expérience en supervision.
• Au moins dix (10) années d’expérience réussie en gestion financière et administrative de projets internationaux, y compris la gestion des achats et des sous-accords.
• Expérience en gestion des risques et mise en place de contrôles internes.
• Maîtrise du français et de l’anglais écrit et parlé (niveau 4S/4R).
• Une expérience avec QuickBooks Desktop ou les versions en ligne est un avantage.
• Capacité avérée à utiliser des outils informatiques et des logiciels tels que Windows, Word, Excel, Access, PowerPoint et d’autres systèmes d’information de gestion financière.
• Les ressortissants burkinabés ou de la CEDEAO sont fortement préférés.

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